Chủ quán F&B mới nên học quản lý từ đâu?

Phần lớn chủ quán F&B không thất bại vì món ăn.

Họ thất bại vì mở quán rồi mới bắt đầu học quản lý.

Lúc mới mở, quán thường nhỏ. Chủ quán có mặt mỗi ngày, quen từng nhân viên, biết hôm nay bán được bao nhiêu, thiếu gì thì tự xử. Giai đoạn này nhìn đâu cũng thấy việc, nhưng lại có cảm giác mình đang kiểm soát được mọi thứ. Với nhiều chủ quán F&B mới, câu hỏi “nên học quản lý từ đâu” thường chỉ xuất hiện khi quán bắt đầu rối, chứ không phải lúc mọi thứ còn đang suôn sẻ.

Vấn đề thật sự bắt đầu khi quán đông hơn, nhân sự nhiều hơn, chi phí tăng lên nhưng lợi nhuận không rõ ràng. Chủ quán phải can thiệp ngày càng sâu, từ chuyện nhân viên nghỉ đột xuất, nhập hàng sai, thu chi lệch, cho tới những mâu thuẫn lặt vặt không tên. Quán vẫn mở cửa mỗi ngày, nhưng toàn bộ hệ thống lại dựa vào một người duy nhất.

Đó là lúc chủ quán nhận ra mình đang “làm rất nhiều”, nhưng không chắc quán đang được quản lý đúng cách.

Sai lầm phổ biến nhất của chủ quán F&B mới

Sai lầm lớn nhất không phải là thiếu kiến thức, mà là học sai thứ tự.

Rất nhiều chủ quán đi học bán hàng, học cách tạo động lực cho nhân viên, học marketing, học truyền thông, nhưng lại chưa từng học cách tổ chức một quán F&B cho đúng cấu trúc ngay từ đầu. Khi cấu trúc sai, mọi nỗ lực phía sau chỉ mang tính vá víu. Vá được chỗ này thì chỗ khác lại hở.

Quản lý F&B không bắt đầu từ việc làm sao để nhân viên nghe lời, mà bắt đầu từ việc ai có quyền gì, chịu trách nhiệm tới đâu, và quyết định dựa trên điều gì. Nếu những điều này không rõ ràng, quán sẽ luôn vận hành trong trạng thái phụ thuộc vào cảm tính của chủ quán.

---

Quản lý bằng kinh nghiệm cá nhân có đủ không?

Nhiều chủ quán tin rằng cứ làm rồi sẽ quen, cứ sai rồi sửa. Cách này không hoàn toàn sai, nhưng rất tốn kém. Trong ngành F&B, mỗi sai lầm đều có chi phí cụ thể: nguyên vật liệu thất thoát, nhân sự nghỉ việc, chi phí vận hành phình to, dòng tiền bị bóp méo.

Kinh nghiệm cá nhân chỉ hiệu quả khi mọi thứ còn nhỏ và ít biến động. Khi quy mô lớn hơn, chỉ cần một người nghỉ, một chi phí tăng, hoặc một quyết định sai thời điểm là hệ thống bắt đầu chao đảo. Nhiều chủ quán có báo cáo, có số liệu, nhưng lại không đọc được để ra quyết định. Cuối cùng, mọi thứ vẫn quay về cảm giác, trong khi cảm giác thường sai khi áp lực tăng cao.

Quản lý không phải để biết hết mọi việc, mà để không cần có mặt vẫn kiểm soát được quán.

---

Chủ quán F&B mới nên học quản lý theo hướng nào?

Điểm khởi đầu không phải là học thật nhiều công cụ, mà là hiểu đúng vai trò quản lý trong một quán F&B. Quản lý không phải là người làm nhiều nhất, mà là người thiết lập cách vận hành để quán không phụ thuộc vào một cá nhân cụ thể.

Từ đó, chủ quán cần hiểu cách phân cấp quản lý theo năng lực và phạm vi trách nhiệm. Khi vai trò được làm rõ, quán mới có khả năng mở rộng mà không vỡ. Song song với đó là khả năng kiểm soát chi phí. Doanh thu cao không đồng nghĩa với hiệu quả. Nếu không hiểu cấu trúc chi phí và không biết đọc những con số cơ bản, mọi quyết định đều mang tính phỏng đoán.

Cuối cùng, quản lý F&B bền vững là quản lý bằng hệ thống. Một hệ thống đủ rõ để người mới vào vẫn làm được việc, người cũ nghỉ vẫn không làm quán rối, và chủ quán không phải xuất hiện mỗi ngày để mọi thứ vận hành.

Học quản lý sớm hay đợi khi quán gặp vấn đề?

Hầu hết chủ quán chỉ tìm đến việc học quản lý khi quán đã rối. Khi đó, việc học không còn nhẹ nhàng mà trở thành xử lý hậu quả. Thực tế thì học quản lý sớm luôn rẻ hơn. Rẻ hơn tiền, rẻ hơn thời gian, và rẻ hơn rất nhiều áp lực tinh thần.

Một quán được tổ chức đúng ngay từ đầu sẽ không tránh được khó khăn, nhưng sẽ không sập vì những lỗi rất cơ bản. Chủ quán vẫn vất vả, nhưng vất vả trong trạng thái chủ động, chứ không phải chạy theo để chữa cháy.

Kết luận

Chủ quán F&B mới không cần trở thành người giỏi nhất trong quán, nhưng cần là người hiểu rõ quán đang vận hành theo cách nào. Nếu không học quản lý, chủ quán sẽ làm rất nhiều việc nhưng không kiểm soát được kết quả. Khi học đúng và học đủ, quán vẫn bận, vẫn áp lực, nhưng mọi thứ nằm trong tầm kiểm soát.

Với những chủ quán đang tìm một khóa học quản lý F&B tập trung vào vận hành thực tế và ra quyết định, việc học đúng nền tảng ngay từ đầu sẽ giúp tránh rất nhiều sai lầm tốn kém và giúp quán đi đường dài hơn.