PHẦN 2 – QUY TRÌNH ORDER VÀ THANH TOÁN ĐỂ TRÁNH NHÂN VIÊN GIAN LẬN NGUỒN THU

Để tránh tình trạng nhân viên gian lận, ngoài việc xây dựng văn hóa làm việc tập thể, sự tự tôn, tự hào về đội nhóm và thương hiệu; còn cần có một số nguyên tắc mà tập thể cùng xây dựng và cam kết thực hiện. Bài viết sau đây sẽ phân tích quy trình order, thanh toán dựa theo quy trình truyền thống order 3 liên để giúp cho các chủ quán hiểu rõ quy trình, từ đó tổ chức ứng dụng phù hợp cho doanh nghiệp khi có phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ.

1. TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUY TRÌNH ORDER VÀ THANH TOÁN

Để đảm bảo việc quản lý đầy đủ nguồn thu, rất quan trọng để xây dựng “Quy trình Order và Thanh toán” có thể hỗ trợ cả chủ quán và đội ngũ vận hành hoạt động một cách hiệu quả và tránh sai sót. Quy trình này cũng giúp cho chủ doanh nghiệp quy nhiệm rõ ràng, công bằng và minh bạch trong trường hợp xảy ra sai sót. Đồng thời, quy trình này đảm bảo rằng khách hàng sẽ được phục vụ đúng theo yêu cầu của họ và theo một trình tự hợp lý.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã rút ngắn quy trình Order và Thanh toán bằng cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Tuy nhiên, trong quá trình này, họ có thể không hiểu rõ được các mốc kiểm và điểm khóa cần thiết để rút ngắn quy trình một cách hợp lý. Quy trình Order và Thanh toán cũng được thực hiện khác nhau tùy theo phong cách và quy trình phục vụ của từng quán. Vì vậy, không có một quy trình tối ưu phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp cần viết riêng cho mình một quy trình dựa trên mô hình kinh doanh, cơ cấu tổ chức, hình thức tổ chức phục vụ và quy trình phục vụ.

2. PHẦN MỀM CHÍNH LÀ CÔNG CỤ HỖ TRỢ CHO QUY TRÌNH ORDER VÀ THANH TOÁN

Phần mềm quản lý bán hàng là một công cụ quan trọng trong việc tổ chức và quản lý quá trình bán hàng của doanh nghiệp. Nó giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh, cải thiện hiệu quả và nâng cao trải nghiệm khách hàng. 

Để giúp cho độc giả hiểu rõ hơn về quy trình Order và Thanh toán, Balezia sẽ chia sẻ một quy trình cơ bản sử dụng sổ order 3 liên truyền thống. Chọn cách thức truyền thống này như một nền tảng để chúng ta có thể phân tích cụ thể. Trong quá trình này, phần mềm được xem như một công cụ hỗ trợ, giúp chủ doanh nghiệp triển khai và vận hành một cách thuận tiện hơn. Chúng ta hay nghe nói “số hóa doanh nghiệp” nhưng không có tư duy quản trị, không tự xây dựng được các qui trình, tiêu chuẩn để quản lý, thì không có cơ sở cài đặt dữ liệu cho phần mềm quản lý.

Nhiều doanh nghiệp dùng phần mềm quản lý có thể hỗ trợ cho công tác quản trị. Nhưng chủ doanh nghiệp chưa hiểu ngành, chưa có kiến thức quản lý vận hành. Nên chưa khai thác được phần mềm mình đã trả phí để dùng hiệu quả. 

3. QUY TRÌNH ORDER, THANH TOÁN VỚI SỔ ORDER 3 LIÊN

Dưới đây là nội dung vắn tắt một quy trình order thanh toán với 3 liên order truyền thống.

♦️ Nhân viên order vào ca ký nhận phiếu order từ số series …  đến số series … và nhận khu vực phục vụ. 

♦️ Khi khách gọi món, nhân viên order tiếp nhận thông tin từ khách ghi chú vào phiếu order (lưu ý ghi đủ đậm để thể hiện được trên 3 liên và lót bìa cứng giữa dưới 3 liên để không bị in xuống các số phiếu kế tiếp).Ghi đầy đủ thông tin trên phiếu order, ghi tắt tên thức ăn, thức uống theo quy định, nhưng phải ghi rõ yêu cầu của khách cho bộ phận chế biến nắm được thông tin tốt, không chuyển thông tin bằng miệng. Nhắc lại order trước khi rời khỏi bàn khách. Khóa order sau khi khách xác nhận thông tin. (Ghi riêng thức ăn, thức uống ở 2 tờ order khác nhau).

♦️ Chuyển 03 liên order cho thu ngân đóng giáp lai, thu ngân giữ lại 1 liên để nhập bill tính tiền, 2 liên còn lại cho bar/bếp. Khi ra hàng, bộ phận chế biến chuyển liên thứ hai cho tiếp thực để check món bưng ra bàn cho khách (khi hoàn thành, tiếp thực sẽ ghim lại liên order này ở quầy phục vụ khu vực), giữ liên thứ ba lại để kiểm tra và đối chiếu số liệu ra hàng.

♦️ Khi khách gọi tính tiền nhân viên phục vụ kiểm tra nhanh lại hàng khách đã dùng, order thêm phát sinh như khăn lạnh. 

♦️ Nhận và kiểm lại hoá đơn từ thu ngân. Gửi hoá đơn cho khách và nhận tiền, kiểm tra tiền trước khi rời khỏi bàn khách. Nếu cần lập lại thông tin cho khách về số tiền vừa nhận.

♦️ Gửi tiền lại cho thu ngân và kiểm tra lại tiền lẻ thối cho khách. Gửi lại tiền thối cho khách và cám ơn.

♦️ Thu ngân sẽ kẹp chung các phiếu order và hoá đơn tính tiền theo đúng thứ tự số phiếu làm chứng từ nộp về cho bộ phận kế toán hàng ngày.

♦️ Cuối ca làm việc, nhân viên order thu lại liên order thứ ba tại quầy phục vụ của mình và xếp lại theo thứ tự. Khi kết ca, trả lại order dư và ký trả, đồng thời nộp lại liên 3 đã xếp theo thứ tự để kiểm tra order mỗi ngày. 

♦️ Kế toán sẽ kiểm tra lại chứng từ chi tiết, đối chiếu với liên order của bar và bếp. Nếu ổn thì được phép huỷ các liên order sau 1 tuần, chỉ lưu lại hoá đơn tính tiền làm chứng từ lưu trữ kèm theo bảng kê doanh thu hàng ngày. Trường hợp đối chiếu chứng từ thấy không khớp phải báo ngay cho quản lý để xác định và quy trách nhiệm.

Balezia hy vọng rằng bài viết trên sẽ giúp ích cho việc vận hành của các chủ quán để tránh được sự gian lận trong quá trình thanh toán từ phía nhân viên. 

Tác giả: Cô Nguyễn Trúc Chi